学校章程及制定的各项规章制度

苏州工业职业技术学院财务报销规定(修订)

时间:2019-06-24发布者:系统管理员

为进一步加强和规范会计核算工作,完善财务报销手续,提高办事效率,更好地服务全院师生员工,依据《中华人民共和国会计法》、《现金管理暂行条例》、《高等学校会计制度》等相关法律法规以及中央“八项规定”相关文件要求,结合我院实际,制定本办法。

一、财务报销的原始票据要求

1.票据内容必须齐全:单位名称、填制日期、经济业务内容、数量、单价和金额必须完备。票据付款单位名称栏(俗称抬头)必须填写我院完整校名及统一社会信用代码。

2.从外单位取得的报销票据,必须具有税务机关统一印制的发票监制章或财政部门统一印制的票据监制章,并加盖开票单位发票专用章或财务专用章;国家特许的专业性发票,可不套印“发票专用章”,如铁路、交通、民航等单位使用的各种车船票、飞机票、门票等。

3.从外单位取得的原始发票或收据如有遗失,应当取得原开出单位的留存联复印件,并盖其发票专用章或财务专用章,按相关审批要求审批签字后,报财务处批准,才能代作报销单据。确实无法取得证明的车船票、飞机票等凭证,由当事人写出详细情况,由经办人签字、经费负责人及财务处审批后,才能代作原始凭证。

4.报销发票或收据记载的各项内容均不得有涂改现象;内容记载有错误的,应当由出具单位重开或者更正,更正处还必须加盖出具单位公章;金额记载有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始票据上更正。

5.报销票据一般不得开具笼统项目(如办公用品、电脑配件、耗材等),开具笼统项目的需出票单位填开结算清单(明细)并加盖发票专用章;凡在超市购买物品,须提供超市机制发票并附购物清单,方可给予报销。

6.取得定额发票的,须附说明材料,填写业务日期、业务内容或业务用途,并由经手人签字。原则上超过200元需出票单位填开结算清单并加盖发票专用章。

7.票据报销的时限要求:原则上当年票据,当年报销;当年12月票据可在次年331日前报销,逾期票据不予报销。确因学院管理规定而需延期报销的票据,由经手人提交情况说明,并经相关职能部门审批后予以报销。

8. 境外原始发票为外文的,应用中文注明开支内容、金额等。并根据发票取得时的汇率换算成人民币,提供本人签字确认的开票当日中国银行外汇牌价截屏打印稿后予以报销。

9. 报销同一单位开具的多张连号发票,将视同为单张发票(不含定额发票)。

10.个人汇往境外的版面费、注册费等票据,报销时需提供支付凭据。

11.购买符合学院固定资产管理规定需要入库登记的设备(软件),不论资金来源性质均须按规定,到资产管理科办理固定资产登记手续,持固定资产建账单和发票到财务处办理报销手续。

12.电子发票需打印纸质稿,由经办人注明“首次打印”并签名。

13.禁止违规票据报销。凡与下列行为相关的原始票据,一律不予报销。

1)涂改票据的票面内容和金额的;

2)毁损严重,主要要素无法辨认的票据;

3)通过不正当途径索取或其他单位代为开具的票据;

4)其他不符合规定的票据,如各种形式的白条等;

二、财务报销要求及手续

(一)财务报销的基本要求

1.费用报销原则上实行“一事一报”、“一次一报”,报销单上事由表述与票据内容必须一致。

2.费用报销单、差旅费报销单、发放单、借款单等报销单据上必须由负责人、经办人、验收人、借款人、领款人等本人签字,相关人员原则上是学院在职员工,严禁涂改。

3.每项开支必须有经费来源(经费预算)并符合规定的开支范围及标准。经费审批人按照学院审批权限审批。

4.所有报销票据上的签字一律用蓝黑钢笔或黑色签字笔,且字迹清晰,不得使用圆珠笔或铅笔。

5.各类经费开支报销时,原则上须使用财务处统一印制的报销单据;不同业务应分单填制;同一笔经济业务应合并核算,不得人为拆分

6.各类费用报销原始票据的粘贴应按业务性质,以均匀、错开层叠的形式,分事、分类粘贴,不得将票据不加区分地混合粘贴在一张粘贴单上。对不按规定的,财务处有权不予受理。

7.各类费用报销的领款人原则上不得代领,若代领,代领者应签代领者本人姓名,且对代领行为负责。

8.游乐场所的票据不予报销。

9.因特殊情况申请报销,需提供说明材料,并根据金额大小经由单位负责人、分管院领导、院长审核并签字确认。

10.严禁虚构经济业务,虚列支出、使用虚假票据套取资金。

(二)具体业务报销手续

1.物品购置费的报销

1)固定资产开支的报销手续

固定资产开支报销需到资产管理科办理有关登记验收手续后,凭由经手人、验收人(证明人)、审批人签字的报销单以及相关的资产验收入库单,到财务处办理报销手续。

2)一般物料用品的报销手续

一般物料用品的报销不需办理固定资产入库手续,但购物发票上需要有经办人、验收人(证明人)、审批人签字并附明细清单方能报销。

3)采购教材、图书资料的报销手续

教材采购由教务处统一安排,由经办人、验收人和审批人签字后方可办理报销手续。

购入图书资料原则上需到图书馆办理入库手续后,凭购物发票、入库单,由经办人、审批人签字并附购物清单后方可办理报销手续。特殊情况不办理入库手续,须在报销时附情况说明,经办人签字后,由系(院、部)、部门或项目负责人审核。

2.差旅费的报销

1)差旅费报销应根据学院差旅审批要求执行报备程序,返校后按“一次一单”原则填写“差旅费报销单”,并附原始单据,经规定程序审批后才能报销。如同时出差多人,并一起报销时,必须详细列明所有出差人员姓名。参加会议、培训的,需附会议、培训主办单位的通知单。

2)出差时发生的除交通费、住宿费、会务费以外的其他费用不能附在差旅费报销单后一同报销,应单独另行报销。

3)旅行社开具的票据原则上不得从差旅费中报销。如确实由旅行社代办的出国访问或其他专项经费,需提供协议,说明参加人数、活动内容、费用明细等,并经分管院领导审批。

4)差旅费报销的具体标准详见学院差旅相关管理文件。

3.科研经费、教学建设与研究专项、人才专项等项目经费的报销

科研经费、教学建设与研究专项、人才专项等项目经费的开支范围按照学院科技处、教务处、高教所、人事处的相关规定执行,具体的报销手续按本办法规定实施。

4.“三公”经费的报销

各部门、系部原则上不得开支“三公”经费,确有需要须经党委书记或院长批准后方可支出。 “三公”经费开支范围根据学院“三公”经费相关规定执行,具体的报销手续按本办法规定实施。公务接待费用报销需提供以下材料:

1)派出单位公函(复印件);

2)接待清单(复印件)。主要包括接待对象的单位、姓名、职务和公务活动项目、时间、场所、费用等内容;

3)餐费需提供菜单并加盖财务专用章

5.修缮、零星基建等工程项目的报销

1)预算金额1万以下(不含1万)的项目,需提供工程结算单、立项依据、验收单。

2)预算金额1-5万(不含5万)的项目:需提供工程结算单、立项依据、询价记录表、验收单、审计报告或不审计证明。

3)预算金额5-15万(不含15万)的项目:需提供工程结算单、立项依据、验收单、审计报告或标底证明、合同。

4)预算金额大于15万的项目根据苏州国库支付中心要求执行,具体要求另行发布。

6.大额采购项目的报销

采购货物及服务等项目,采购形式、采购程序根据学院采购管理办法执行。不同采购形式报销时需提供不同材料。

1)询价采购项目:需提供立项依据、采购合同、询价记录表、验收单。

2)单一来源采购项目:需提供采购合同、验收单、单一来源采购证明材料。

3)协议采购:需提供立项依据、供货协议、验收单。达到政采起点金额的项目需提供采购合同、验收单、立项依据、资金表

4)公开招标采购:需提供立项依据、采购合同、招标文件、验收单。

5)政府采购项目根据苏州国库支付中心要求执行,具体要求另行发布。

7.人员发放

发放劳务费、咨询费、专家费、奖酬金等人员费用的,须按人造册。校内人员应注明人员工号、发放内容等相关信息,校外人员应注明工作单位、身份证号码、银行卡号、开户行等身份信息,各类信息要填写齐全,原则上由本人签收或发至本人银行账户。严禁虚列、伪造名单,虚报冒领人员经费。

8.其他经费的报销

水电费、物业管理费等部门专项经费的报销,必须专款专用,具体报销要求按本办法规定执行。

教职工公务出行交通原则上采用公共交通,不得租用校外车辆。因携带大件设备、出行地区公共交通不便、同行人数较多等特殊情况,须事前向分管院领导申请批准后,租用校外车辆。

三、财务支付结算方式

1.向外单位购买物品、支付工程款或服务费用原则上开支在2000元及以上(不含公共交通费、会务费、版面费等),应通过银行转账结算,不得自行结算。特殊情况无法转账结算,须在报销时附情况说明,并本人签字后,由系(院、部)、部门或项目负责人审核;

2.通过银行转账结算,经办人须提供收款单位全称、账号、开户银行名称等信息,并确认收款单位名称与发票或收据上收款单位全称(包括印章内容)一致,否则财务处不予办理;

3.根据市财政局规定,在启用公务卡消费和报销后,不再实行现金的借款和报销。

四、经费报销审批权限

(一)经费报销审批原则

1.经费支出审批实行“谁主管、谁审批、谁负责”的原则。实行系(院、部、部门)领导负责制,分管院领导负有领导和监管责任,“三重一大”的经费开支由院党委会研究决定;

2.经费支出审批必须遵循“统筹兼顾、确保重点、勤俭节约、精打细算”的原则,合理统筹安排经费支出,努力提高资金的使用效益;

3.学院各类经费使用应按照学院年度预算执行,不得审批超预算或无预算的经费开支。正常支出实行系(院、部、部门)领导审批制度,重大经费支出实行集体决策,并建立责任追究制度,防范贪污、侵占、挪用货币资金行为。财务处负责预算控制与财务监督。

(二)经费支出的财务审批人

1.系(院、部)党政负责人负责本系(院、部)经费使用的审批。系(院、部)主任(主持工作的副主任)负责系(院、部)日常工作、教学科研工作、专业建设、实验实训室建设、师资队伍建设、社会服务类活动经费的审批;系(院)党总支书记(主持工作的党总支副书记)负责系(院)党的建设、宣传工作、思想政治教育工作、党团活动、学生活动、教工活动类经费的审批。

4.部门负责人负责本部门经费使用的审批;

5.科研经费、教学建设与研究专项、人才专项等项目经费的审批权,按照科技处、教务处、人事处的相关规定执行,无相关规定的由项目负责人审批;

6.系(院、部)主任为直接经办人的,由系(院、部)党总支书记审批;系(院、部)党总支书记为直接经办人的,由系(院、部)主任审批;部门负责人直接经办人的,由分管院领导审批;

7.经费审批实行回避制,系(院、部)领导与经办人是直系亲属关系的,由班子中的其他领导审批该经办人的经费;部门领导与经办人是直系亲属关系的,由分管院领导审批该经办人的经费。

(三)经费审批权限

1.学院预算内校外人员经费审批

1)一次性支付金额在1000元及其以下的由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审批;

21000元以上至5000元(含5000元)由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审签,经财务处负责人审核后报分管院领导审批;

35000元以上由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审签,经财务处负责人审核、分管院领导审签后报院长审批;

2.学院预算内校内人员经费审批

校内人员发放,由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审签,经财务处负责人审核、分管院领导审签后报院长审批。

发放标准、项目、对象应以学院及上级文件、院领导会议纪要为依据,不得违规进行人员发放。暂无依据的院内人员发放原则上不得发放,确有特殊情况需要发放,10000元(含10000元)以内,报院长审批,10000元以上经院领导集体讨论研究决定。

3.学院预算内科研经费、教学建设与研究专项、人才专项等项目经费审批实行项目负责人负责制。项目经费支出由项目负责人负责审批。涉及人员经费支出按学院预算内人员经费审批要求执行。

4.学院预算内其他经费支出审批

1)一次性支付金额在5万元及其以下的由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审批;

25万元以上由系主任(党总支书记)、部门负责人审签,经财务处负责人审核后报分管院领导审批;

3)经费审批中存在疑虑的项目,报院长审签或院长办公会议研究决定。

5.学院预算外经费支出审批

未列入年度预算的经费不得列入支出,因工作需要确实要增加的事项应事先与财务处沟通经费列支渠道后,由分管院领导提出,经院领导集体研究批准追加项目后才能列支。

6.以下正常人员发放,可由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审批后执行,免于院领导审批。

1)学院例行发放的工资及津补贴、学生生活补贴、困难补助、各类奖助学金;

2)缴交税金、公积金、社保;

(四)经费支出的审批要求

1.按照“谁审批、谁解释、谁负责”的原则,经费审批人(包括验收人、资产登记、审签人和审批人)对所审批经费的真实性、合法性、合理性负责,按职责权限签署相应的意见,并承担相应的行政、经济、法律责任。

2.经费审批人要按照国家和学院规定的开支标准和项目经费开支范围审批,正确填写经费开支的项目名称和项目代码,不得将单项支出化大为小,化整为零,逃避财务监督。

3.经费审批人不得越权审批,由于越权审批造成学院利益损失的,要承担相应的责任。

五、其他

1.公务借款:原则上应先公务卡刷卡消费,后填报销单凭刷卡小票结算报销,对确实需要借款的单位应填写借款单,注明借款原因及预算项目后由所在单位负责人、院领导根据以下审批权限审批。

1)借款金额在1万元及其以下的由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审批;

21万元以上至5万元(含5万元)由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审签,由财务处负责人审核后报分管院领导审批;

35万元以上至10万元(含10万元)由系(院、部)主任(党总支书记)、部门负责人审签,由财务处负责人审核、分管院领导审签后报院长审批。

410万元以上的借款,由院领导集体研究决定。

借用学院资金应在工作结束二个月内报销结账。原则上前账不清后账不借。如不能按规定时间核销,借款人应向财务处出具书面说明材料,部门负责人签字同意。对在规定期限内无正当理由未结清借款的人员,由财务处通知其所在部门,限期办理报销手续。限期仍未及时报销结账的,从借款人工资中抵扣,直至结清欠款。

为推广公务卡结算,5000元以下的借款原则上不再办理。

2.财务报销时间:每周一、二、三、四。

本办法自2018101日起执行,本办法若与国家有关政策法规不符的,以国家政策、法规为准。以前文件与本办法规定不一致的,按此办法执行。本办法由学院财务处负责解释。




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